FIDIC Sözleşmelerinde Planlama ve İş Programı (Bölüm 1)

1. Proje yönetiminin temelini oluşturan Zaman-Maliyet-Kalite üçgeni, en basit ifadeyle bir ürünün optimum süre, maliyet ve kalitede üretilmesini ifade eder. Herhangi bir üretim zincirinde bu üçgeni oluşturan prensiplerin her birinin eşit derecede öneme sahip olduğu kabul edilir. Ancak konuya inşaat üretimi açısından baktığımızda, hemen hemen her projede tarafların korkulu rüyası halini alan gecikmeler ve beraberinde getirdikleri ihtilaflar sebebiyle, son yıllarda planlama ve süre yönetimine verilen önem artmaktadır.
2. İnşaat üretimi doğası gereği birbirine ardıl, öncül ve eşzamanlı şekilde yürütülen birçok imalatın belirli bir süre içerisinde tamamlanmasını gerektirir. Bu, ilk bakışta üretim süreçleri bakımından herhangi bir ürünün fabrika ortamında imalatına benzese de her bir inşaat projesi yeni ve özel bir ürünün en baştan ve farklı bir konumda üretilmesini gerektirdiğinden, her seferinde imalat süreçlerinin ürüne özel baştan planlaması yapılmaktadır. Örneğin, projelendirmesi ve inşası Türkiye’de yapılan bir hidroelektrik santralin planlaması ile inşası yine Türkiye’de yapılan ancak projelendirmesi yurt dışından sağlanan bir doğal gaz depolama tesisinin planlaması birbirinden oldukça farklıdır. Lokasyon her ne kadar bir olsa da bu iki proje, işin türüne özel malzeme, işgücü ve hizmet tedariki, tasarım imkanları, teknoloji transferi vb. hususlarda birbirlerinden son derece farklı disiplinlerde planlamaya ihtiyaç duyarlar.
3. Tedarik ve işgücünde yaşanan aksamalar, tasarımdaki revizyonlar, öngörülemeyen fiziksel koşullar, saha temininde yaşanan problemler, verimsiz çalışma, salgınlar, kazalar vb. birçok durum nedeniyle öngörülen süre ve tamamlama zamanında gecikmeler meydana gelebilir. Söz konusu her bir durumun önceden tahmin edilmesi mümkün olamayacağı gibi, iyi bir planlama ile muhtemel riskler belirlenerek, birtakım tedbirler almak ve ortaya çıkabilecek gecikmeler ile sonuçlarını öngörmek mümkün olabilmektedir.
4. FIDIC Sözleşmeleri de bu minvalde planlama ve iş programı konularını benzer bir bakış açısıyla ele alarak, proje katılımcılarına birtakım sorumluluklar yüklemektedirler.
5. Öncelikle ilk makalemizde belirttiğimiz altı çizilmesi gereken husus, FIDIC Sözleşmeleri (1999 basım ‘Rainbow Suite’) terminoloji ve dil bakımından bir bütün içerisindedirler ve proje fazlarını ihale süreci ile başlayan bir silsile içerisinde ele alırlar. Dolayısıyla genel bir ifadeyle, FIDIC Sözleşmesi ile yapımı üstlenilen herhangi bir projenin planlamasının ihale aşaması ile başlayıp, garanti süresi sonuna kadar devam ettiği söylenebilir[1].
6. Bunu örnekler ve sözleşmenin ilgili hükümlerine atıf yaparak detaylandıralım.
7. FIDIC Kırmızı Kitap sözleşmede[2] yer alan ‘Base Date’, yani baz alınan tarih kavramı[3], tekliflerin verilmesi gereken son tarihten 28 gün önceki tarihi veya günü ifade eder ve sözleşmedeki proje planlaması sistematiği açısından çeşitli hükümlerin ön şartı niteliğindedir. İş programı açısından değerlendirildiğinde ise ’Base Date’, ardıl aktiviteleri etkileyen bir kilometre taşı[4] olarak konumlandırılmalıdır.
8. [Uygulamada Sıklıkla Karşılaşılan Durum: FIDIC ile üstlenilen birçok projede ‘Base Date’ tarihinin iş programlarına bir kilometre taşı olarak eklenmediğine tanık olmaktayız.  Tavsiyemiz, ihale aşamasında özellikle çok fazla verinin bulunduğu projelerde, planlamacı ve proje yöneticilerinin bu konuya daha hassas yaklaşarak, ‘Base Date’ ve alakalı tüm aktiviteleri iş programlarında göstermeleri yönündedir.]
9. Kırmızı/Sarı/Gümüş Kitap Madde 4.10 – İşveren çevresel konular da dahil olmak üzere, sahaya ilişkin elindeki tüm yeraltı ve hidrolojik bilgiyi ‘Base Date’ öncesi Yüklenicinin erişimine hazır etmelidir.
10. Bu hüküm ile murad edilen, halihazırda ihale belgelerini inceleyerek bir ön planlama ve iş program hazırlamış olan Yüklenicinin, İşverenden gelecek yer altı ve hidrolojik dataları da değerlendirerek, gerekirse kendi fizibilite çalışmalarını yapabilmesi ve bu minvalde iş planı ve veya teklifini revize edebilmesi için en az 28 güne sahip olmasının sağlanmasıdır. ‘Base Date’ in tetiklediği bir diğer önemli sözleşme maddesi ise 4.12 – Öngörülemeyen Fiziksel Koşullar maddesidir. Bu konuya bir diğer makalemizde etraflıca değineceğimizden burada yer vermedik.
11. [Uygulamada Karşılaşılan Durum: FIDIC Madde 4.10 İşverenin hazır etmesi gerektiği belirtilen bilginin ‘Base Date’ tarihinden ne kadar süre önce hazır edilmesi gerektiğine açıklık getirmemektedir.  Uygulamada bu kafa karışıklığı ve ihtilaflara yol açabilmektedir.  Örneğin, ‘Base Date’den bir gün önce bu bilginin hazır edilmiş olması Yüklenicinin planlamasını hakkaniyetle yaparak teklifini son teklif verme tarihinden önce iletmesine olanak sağlar mı? Veyahut bu bilgi planlamaya ne kadar etki etmektedir]
12. Diğer taraftan, bu konu sözleşmeden ziyade ihalenin bir konusudur ve sözleşme ile murat edilen, en geç ‘Base Date’ itibariyle bu bilginin İşveren tarafından sağlanmış olması gerektiğidir. İhale makamı olan idareler ve müşavirlerinin sözleşmenin bu maddesine itinayla yaklaşmaları ve ileride ortaya çıkabilecek ihtilafların önüne geçebilmek için alakadar tüm mevcut bilgiyi ‘Base Date’ öncesinde hazır etmeleri tavsiye olunur. Dolayısıyla söz konusu sözleşme maddesi ihale makamı ve müşavirlerinin planlamasını da yakından ilgilendirmektedir. ‘Base Date’ sonrasında önemli veya beklenmeyen bir bilginin ortaya çıkması durumunda ise son teklif verme tarihinin uzatılması değerlendirilmelidir.

KATİ TEMİNAT TEMİNİNDE YAŞANAN GECİKMELERİN PLANLAMAYA ETKİSİ

12. FIDIC sözleşmelerinde iş planlamasını ilgilendiren bir diğer önemli konu ise kati teminat veya uygulamadaki haliyle kesin teminat mektubu konusudur. Kati teminatın kabul mektubundan sonraki 28 gün içerisinde Yüklenici tarafından İşverene verilmesi gereklidir (Madde 4.2). Sözleşme algoritması içerisinde kati teminatın temininde yaşanan bir gecikme Mühendisin İşe Başlama Tarihini ötelemesine hak tanımaz. Bilhassa, özel şartlarda aksi belirtilmemiş ise, İşe Başlama Tarihinin kabul mektubundan sonraki en geç 42 gün içerisinde olması zorunluluğu mevcuttur (Madde 8.1). Ancak uygulamada birtakım çelişkiler yaşanabilmektedir.
13. [Uygulamada Karşılaşılan Durum: İş planlaması bakımından burada özellikle altı çizilmesi gereken husus; kabul mektubu ile başlayan 28 günlük süreyi Yükleniciler iyi planlamalı ve kati teminatı bu süre içerisinde temin etmelidirler. Müşavirler, geciken kati teminat gerekçesiyle İşe Başlama Tarihini öteleyemeyeceğinden, Yükleniciler belirlenen süre içerisinde işe başlamalı ve ifalarını yerine getirmelidirler. Aksi durumda sözleşmenin ihlali söz konusu olabilecek ve zararlar ortaya çıkacaktır.]

Başlama Tarihi Ve İş Programı

14. İş planlaması ve programı açısından bir diğer önemli madde İşe Başlama Tarihi ve buna ilişkin sözleşmedeki hükümlerdir. FIDIC Kırmızı Kitap sözleşmede Müşavir, İşe Başlama Tarihi bildirimini 7 gün önceden yapar (yeri gelmişken ‘gün’ kavramının FIDIC Sözleşmelerinde takvim günü manasına geldiğini belirtip konumuza geri dönelim). Yüklenicinin borcu, İşe Başlama Tarihi sonrasında makul olan en kısa sürede İşlere başlamak, gecikme olmaksızın yürütmek ve Tamamlama Zamanı içerisinde tamamlamaktır.
15. [Uygulamada Karşılaşılan Durum: İşe Başlama Tarihi iş program açısından en temel kilometre taşlarının başında gelir.  İşin Tamamlama Zamanının İşe Başlama Tarihi baz alınarak hesaplandığı unutulmadan, ardıl aktivitelerin projenin gerçeklerine uygun belirlenmesi ve bağlanması oldukça önemlidir. Uygulamada, projeye özel şartlar gözetilmeden benzer projeler esas alınarak, kış duraksaması, çalışılmayan dönem vb. durumlar etraflıca değerlendirilmeden iş programlarının hazırlandığına rastlamaktayız. İdareler, Müşavirler ve Yüklenicilerin bu konuya hassasiyetle yaklaşmalarını tavsiye ederiz.]
16. İş programına değinmişken, sözleşmenin ilgili 8.3 maddesini detaylarıyla incelemeye geçebiliriz. Yüklenici bu madde uyarınca detaylı bir iş program sunmalıdır. Gerek sözleşme hükümleri gerekse de uygulama penceresinden değerlendirildiğinde FIDIC sözleşmesine uyumlu bir iş programı nasıl olmalı, hangi kriterleri barındırmalı, uygulamada yapılan yanlışlar nelerdir vb. hususları tek tek ele alacağız. Öncelikle sözleşme hükümlerinden başlayalım; FIDIC Kırmızı Kitap sözleşmede, Yüklenicinin planladığı iş sıralamasıyla birlikte, varsa tasarım, tedarik, imalat, sahaya teslim, inşaat, montaj ve test aşamaları, atanmış taşeronlar var ise onlara ait iş kalemleri ve sözleşmede belirtilen denetim ve test süreçlerini de içeren detaylı bir iş programının Müşavir onayına sunulması gerekmektedir.

16. Söz konusu iş programının, Yüklenicinin işin yürütülmesinde benimseyeceği yöntemlerle birlikte ana aşamaları ve bunlara ilişkin işgücü ve ekipman kaynaklarını da detaylandıracağı bir rapor ile birlikte sunulması gerekmektedir.
17. [Uygulamada Karşılaşılan Durum: Görüldüğü üzere FIDIC Genel Şartlar spesifik bir proje planlama yazılı veya CPM metodu belirtmemektedir. İdarelerin ve Müşavirlerin bu yöndeki tercihlerini sözleşmenin Özel Şartlar ve veya teknik şartnameler içerisinde muhakkak detaylandırmaları tavsiye ederiz. Bu detaylandırmanın olmadığı durumlarda Müşavir ve Yüklenici arasında iş program özelinde anlaşmazlıkların ortaya çıkması kaçınılmaz olmaktadır. ]
18. İş programı özelinde değerlendirildiğinde, sıklıkla karşılaştığımız sorulara ve uyuşmazlıklara bir kaç örnek vermek gerekirse; Level 2 / 3 program yeterli midir, Microsoft Project ile yapılan bir program uygun mudur, veyahut Müşavir istediği yazılımı (örn. Primavera) talep edebilir mi, kaynaklar sadece raporda belirtilse yeterli midir, veya program içerisine de atanmalı mıdır, Müşavir 21 gün içerisinde kaç kez değişiklik isteyebilir, 21 gün uzatılabilir mi vb.
19. Günümüzde uluslararası projelerde tecrübeli İdare ve Müşavirler bu ve benzeri konuların bir kısmını önceden tertipleyen ve belli kurallara bağlayan şartları sözleşmelere eklemektedirler. Bizim de dahil olduğumuz bu gibi projelerde ortaya çıkan ihtilaflarda özellikle gecikmelerin hesaplandığı safhalarda her iki tarafın üzerinde mutabık olduğu bir iş programının mevcut olması, gerek zaman gerekse de maliyet bakımından bir çok avantaj sağlamaktadır.

[1] Burada FIDIC Sözleşmesi ile kastedilen, 1999 Birinci Basım Kırmızı, Sarı ve Gümüş Kitap sözleşmelerdir.

[2] 1999, Birinci Basım FIDIC Sarı ve Gümüş kitapta da aynı şekilde yer almaktadır.

[3] TMMMB (Türk Müşavir Mühendisler ve Mimarlar birliği) tarafından FIDIC Kırmızı Kitap sözleşmenin Türkçe basımında ‘Başlangıç Günü’ olarak tercüme edilmiştir. Okuyucuya kolaylık sağlaması açısından işbu makalemizde İngilizce aslı olan ‘Base Date’ terminolojisi kullanılacaktır.

[4] Uluslararası proje yönetimi ve planlama terminolojisinde ‘milestone’ olarak kullanılır ve özellikle CPM yöntemi (Critical Path Methodology veya Kiritik Yörünge Metodu) ile oluşturulmuş iş programlarında önemli bir aktivite/eylemi ifade eder. Türkçe’de ‘kilometre taşı’, ‘mil taşı’, ‘ termin’, milat’ gibi farklı tercümeler mevcut olup, uygulamada sıklıkla İngilizce aslı olan ‘milestone’ terimi kullanılmaktadır.

PDF FORMATI İÇİN AŞAĞIDAKİ LİNKE TIKLAYIN:

FIDIC_Makale-No.2.pdf